これは実際にあった話です。
営業所長をやっている友人が言いました。
「この前応募してきた人に、面接の案内メール送ったんだけど、なんか返信してきた文がおかしくてさ、、、常識ないな、と思ってやっぱり断ったよ。」
せっかく応募したのに、こんな風に思われたら、アウトです。
転職活動において必ず発生する、応募企業とのメールのやり取り。
選考結果の連絡や面接の日程調整などでは、メールが必要になります。
返信のタイミングとか言い回しはどうすればいいんだろう？
採用担当者にこいつはダメだな、、と思われたらどうしよう？
こんな不安を抱える人も多いのではないでしょうか。
メールはいつ来るかわかりません。
いきなりのメールに慌てて、変なメールを送ったり、内容に悩むあまりに返信が遅くなったりしたら印象を悪くし兼ねません。
そこで本記事では、応募企業とのメール連絡で押さえておくべきポイントと
コピペOK、そのまま使える返信テンプレを用意しました。
返信内容はいちいち悩む必要なくて、おきまりの言葉を速攻で返すだけです。
面接は会う前からすでに勝負が始まっています。
メールで「コイツはできるやつだ」と思わせて、転職活動をスムーズに進めましょう。
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面接の日程確定のメールが来たら返信は秒速で
メールを確認したら、即返信です。
見たらすぐにメールは返信【即レス】
即レスに不快な思いをする担当者はいません。
むしろ、即レスすることで
「おっ早速返信が。気にかけてくれているな」
「返信が早いな。この方はやる気がありそうだ。」
と好印象を持ってくれます。
あなたが好きな人から即レスをもらったら嬉しいのと一緒です。
都合が悪くても24時間以内には返信
どんなに遅くても24時間以内には返信しましょう。
返信がなかったら、メールが届いているのかな？と担当者も不安になります。
もし「うわ、この日はまずい。他の企業の面接と被ったな。」などという場合でも、返信は必須。
間違っても「後でいいや」とは思ってはダメです。
「ご連絡いただきましてありがとうございます。〇〇日までには必ずご返信します」
このような取り急ぎの返信だけは必ずしておきましょう。
仕事等で即レスできない場合
在職中に転職活動をしていたりすると、平日の日中にはなかなか即返信は難しいですよね。
それでもやはり、返信の時間帯は応募企業の営業時間内がベターです。
理由は応募企業からの返信は当然、営業時間内だからです。
繰り返しメールのやり取りをする場合、あなたが夜遅くにしか返信できないと、1日1回しかやり取りできずに非常に時間がかかってしまいます。
なので、なんとか昼休みなどを利用して、返信はしておきたい所。
そのためには、時間がなくて慌てないように、あらかじめテンプレを用意しておけば即レスできます。
次に紹介するテンプレをサクッとコピーして、即レスに備えましょう。
面接の返信メールの定型文【コピペOK】
下手に自分を出して失敗するよりも「スタンダードな内容」で。
大抵は、担当者が面接可能な日を提示し、あなたの希望日時を聞いてきます。
希望の日時を入れて返信する例は以下の通りです。
【件名】何もいじらずに、Re:を必ず付ける。
株式会社〇〇
人事部〇〇様
お世話になっております。
〇〇 〇〇と申します。
面接日程のご連絡、誠にありがとうございます。
頂きました日程の中から、下記でお伺いさせて頂けますでしょうか。
〇〇月〇〇日〇〇時
お忙しい中恐れ入りますが、何卒よろしくお願い申し上げます。
名前
電話番号
メールアドレス
これでOK。
件名はいじらないでRe:も付ける
Re:は必要です。
先方からのメールに返信する際、「Re:の扱いはどうすればいいの？」と迷うかもしれませんが、Re:をつけたものが正解です。
内容が一目でわかるからで、逆にRe：が無いことで、送信者は、送られてきたメールが何の件か分からなくなります。
件名も下手にいじると、先方は分からなくなるので一切変更せずに、そのまま返信しましょう。
ポイント
Re：は、むしろ付けるのがマナー。
（株）はダメ
株式会社を（株）と略す方がよくいますが、マナー違反ですので省略しないこと。
「株式会社〇〇」なのか、
「〇〇株式会社」なのか、間違えると大変失礼なので、間違えないようにしてください。
そして、担当者の名前は改行して入力してください。
ポイント
「株式会社〇〇 人事部△△様」これはマナー違反です。
「株式会社〇〇
人事部△△様」と改行しましょう。
本名はフルネーム
「鈴木」と苗字だけ入れただけでは失礼です。
必ずフルネームで、珍しい字であれば読み仮名もつけましょう。
連絡先も携帯番号とメールアドレスは必須。
「すでにやりとりしてるんだからメアドはいらないでしょ」
まあ確かにそうですが、乗せておいたほうがベターです。
ポイント
とにかく、変に個性を出したり省略したりせず、シンプルに返信しましょう。
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まとめ
・メールが来たら基本即レス（24時間以内）
・即レスが無理な時は夜中の返信は避け、営業時間内に返信。
・メールの件名にRe:は必要。
・返信内容に個性は必要なし。テンプレをコピペが最良。
無駄な手間を省き、コピペで即レスしましょう。
転職はメールから勝負が始まっています。
メールでスマートなやり取りができていれば、印象が違いますよね。
いざ面接で実際に初めて顔をあわせるときに、
「あ、、メールの返信でなんかわけわかんないこと書いてた奴だ、、、」と思われるか、
「あ、シンプルなメールで即レスしてきた〇〇さんだ♪」と思われるか。
どちらが良い印象か、、、言わずもがなですよね。
マナー違反であなたのイメージを悪くしないように、面接前に1ポイントゲットして、面接にのぞんでください。
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